導入事例

茅ケ崎の人々に愛される湘南名物「タコせんべい」
繁忙期の伝票作成工数を平均2.5時間から10分に短縮

  • 卸売、小売
有限会社湘南ちがさき屋十大 様
神奈川県茅ヶ崎市に茶舗として開業。1997年にお茶うけ菓子「湘南名物江の島タコせんべい」を開発・販売したところヒット商品に。2002年にはタコせんべいの卸売部門を独立させ、有限会社湘南ちがさき屋十大として法人化。タコせんべいは直営店舗のほか、百貨店、大手スーパーなどでも販売され、2019年には「かながわ名産100選」にも選ばれました。
https://www.chigasakiya.co.jp/
柴田 由布子 様
インタビュー掲載日:2020年04月01日
POINT
  • 得意先ごとに異なる伝票様式にもxoBlosが正確に対応
  • 二重入力を含む煩雑な伝票作成、作業時間は2.5時間→10分に
  • 作業工数の削減、業務の標準化により毎日の仕事に余裕が生まれた
ゾブロス使用業務
伝票作成(直営店舗のほか、百貨店、大手スーパーなどでも販売され、500を超える店舗に取り扱い)
課題
  • 店舗から電話やFAXなどバラバラのフォーマットで入る注文をExcelにとりまとめてから販売管理システムに手入力で転記する煩雑な作業内容、繁忙期は毎日2~3時間の工数が発生
  • 二重入力のためミスが発生、問い合わせ対応に追われていた
効果
  • 繁忙期の伝票作成工数を短縮(2.5時間→10分)
  • 得意先ごとに異なる伝票様式や要望も自動化し、二重入力の削減、ミスの削減、業務の標準化、作業スピードのアップが実現。誰が作業しても変わらないアウトプットに
導入を考えたきっかけ
伝票作成を楽にしたい旨相談し、紹介されたのがきっかけ。

"販売管理システムのおかげで以前とは比較にならないほど楽になっていたので、正直これ以上の効率化は難しいだろうと思っていたのですが、xoBlosを使えばさらに効率化の可能性があるということで驚きました。"
メッセージ
  • 小さな事業者の場合、1人で営業、事務、出荷など複数の役割をこなさなきゃいけないからこそ、効率化が必要
  • 特定の担当者だけが把握していた情報をデータ化し、皆で共有するきっかけとなる
  • "「大きな企業向けでしょ?」と決めつけず、私たちのような事業者こそ、xoBlosのようなツールを活用して業務を効率化していくべきなのかなと思います。"

INTERVIEW

二重入力を含む煩雑な伝票作成 
繁忙期は毎日2~3時間の工数が発生

まず、貴社の業務内容についてお教えください。
 湘南ちがさき屋十大は、「湘南名物江の島タコせんべい」の販売元です。1961年に町のお茶屋さんとして創業しましたが、お茶以外の新たな商品を模索する中で、2代目社長が相模湾で獲れるタコに着目し、これを使った煎餅を開発しました。1997年から販売を開始したところ、地元茅ケ崎の方が贈答品やお土産品としてご購入されるようになり、少しずつ評判を呼ぶようになりました。おかげさまで2019年には「かながわ名産100選」に選ばれ、現在は500を超える店舗様にお取り扱いいただいています。
xoBlos(ゾブロス)導入前の課題をお教えください。
 店舗様にお渡しする伝票の作成に苦労していました。伝票は店舗様からの注文情報を販売管理システムに入力して発行します。ごく簡単な業務のように聞こえると思えますが、実際にはこの作業がとても煩雑でした。
 店舗様からの注文は、チェーンストア伝票、菓子統一伝票、FAX、電話など、バラバラのフォーマットで入ります。まずはこれらの注文をExcel®にとりまとめて整理し、次にExcel®の内容を販売管理システムに手入力で転記します。年末年始など繁忙期には500を超える店舗様からひっきりなしに注文が来るため、毎日2~3時間は入力作業を行う必要がありました。二重入力のためミスもあり、出荷担当から問い合わせの電話が入ることもしばしばでした。
xoBlosの導入をお考えになったきっかけをお教えください。
 販売管理システムのサポートをしてくれているベンダーさんに「伝票作成をもっと楽にできないですか?」と尋ねたところ、xoBlosをご紹介いただきました。販売管理システムのおかげで以前とは比較にならないほど楽になっていたので、正直これ以上の効率化は難しいだろうと思っていたのですが、xoBlosを使えばさらに効率化の可能性があるということで驚きました。早速xoBlosを使った新しい業務プロセスの提案をいただき、すぐにでも採用したいとお伝えしました。その時の提案内容が現在ほぼそのまま実現しています。

得意先ごとに異なる伝票様式にも
xoBlosが正確に対応してくれる

xoBlos導入後、以前の業務はどのように変わりましたか。
 店舗様から注文が入り、それをいったんExcel®に集約する作業までは変わっていません。その後に続く、Excel®の内容を販売管理システムに入力する作業からxoBlosを使用しています。
 集計用のExcel®をxoBlosに取り込み、処理をかけると、xoBlosから販売管理システムに一括取り込み可能な形で注文内容がCSVファイルに出力されます。これを販売管理システムに取り込むと、システムに注文内容が反映され伝票発行が可能な状態になります。
 伝票への記載内容は店舗様のご要望によってバラバラで、例えば「JANコードをこの欄に載せてほしい」「伝票に店舗番号を入れてほしい」「卸値:税抜き/売値:税込みで表記してほしい」「加工食品なのでこのコードを入れてほしい」など様々な形があります。以前はこういったご要望を事務担当者が1つ1つ確認しながら販売管理システムに手入力をしていたので、これがxoBlosで自動化できたことはものすごくありがたいです。
xoBlos導入によって、新しい業務プロセスに変わる戸惑いはありませんでしたか。
 それは特に感じませんでした。以前から使っていたExcel®を踏襲して、xoBlosに取り込み可能な新しい集計用のExcel®を作成いただいたので、業務が変わったという印象はほとんどありませんでした。
 取り扱い店舗が増える際にはxoBlos、販売管理システムの両方にマスタ追加を行う必要がありますが、そうした作業もベンダーさんがしっかりマニュアルを整備してくれたので助かっています。
むしろ、私たちよりもこうした環境を整備してくれたベンダーさんの方が大変だったのではないかと思います。

作業工数の削減、業務の標準化により毎日の仕事に余裕が生まれた

あらためて、xoBlos導入後の効果をお教えください。
 多い日には1日2~3時間かかっていた伝票作成が10分で終わるようになりました。また、以前は注文の締め時間ギリギリに飛び込み注文が入ると対応に追われていましたが、集約用のExcel®に行を1つ追加する程度で済むので、慌てず対応できるようになりました。二重入力によるミスが大幅に削減されたので、出荷担当からの問い合わせも減っています。
 店舗様ごとに異なる伝票の記載方法もマスタ化されたので、誰が作業してもアウトプットが変わらないのも良い点です。伝票作成の仕事を他の方に気軽に任せられるようになりました。
 伝票作成にかかる時間が減っただけでなく作業時間が平準化されたことで、伝票作成はもちろん、その他の仕事の段取りがしやすくなったのも大きな効果です。
最後に、xoBlosの導入に興味がある店舗様や事業者様向けにメッセージをいただければと思います。
 私たちのような小さな事業者の場合、1人の方が営業、事務、出荷など、複数の役割をこなしているケースが多いかと思います。しかし、その中には必ずしも人手でやらなくてもいい定型的な作業があると思います。そういったものをxoBlosに任せることによって、仕事に余裕が生まれてくるのではないかと思います。また、xoBlosの導入は、これまでずっと特定の担当者だけが把握していた情報をデータ化し、皆で共有する良いきっかけにもなると思います。
 「大きな企業向けでしょ?」と決めつけず、私たちのような事業者こそ、xoBlosのようなツールを活用して業務を効率化していくべきなのかなと思います。
xoBlos導入後の業務プロセス
集中購買オペレーションの効率化のイメージ
xoBlosを導入した新しい業務プロセスは、ベンダーさんが設計しました。運用に必要な入力フォーマットやマニュアルの作成から、問い合わせ・サポート対応まできめ細かに行うことで、新たな業務プロセスの定着をご支援をさせていただきました。
xoBlosを販売管理システムへのデータ変換インターフェースとして利用することで、二重入力の削減、ミスの削減、業務の標準化、作業スピードのアップが実現している。

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