お客様インタビュー

見積/請求書業務の自動化で、月間3万件を超える業務を残業なしで実現!

【ヤクルトサポートビジネス株式会社様】品質向上 と 圧倒的なコスト削減に成功

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請求書の発行業務は月間で3万件を超える。客先ごとに異なる請求書のフォーマットに人海戦術で対応していたが、xoBlosを活用することで大幅な自動化へ成功。

人件費のコストを抑えつつ、シェアードサービスの決め手となる『生産性と品質の向上』を実現。

『できて当たり前の業務』という苦悩と人海戦術

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代表取締役の荒川博之氏は「請求書の発行業務が集中する月末月初は残業続き。
管理部門以外の全社員で対応しても間に合わない状態でした。

しかも時間に追われているため、ミスやトラブルも発生しがち。できて当たり前の報われない仕事に苦しんでいました」と振り返る。

現在では数百パターンの帳票、3万件を超える処理を月末に行っており、180時間以上の残業の削減に成功。

「月末月初のプレッシャーはまったく取り除かれ、取引先からの信頼も高まりました。さらに副次的な効果として残業時間も激減したのです」と語る。

使ってもらうためには"身内"にメリットを実感してもらうこと

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「開発の次は使ってもらうこと。そのためには、使い手に信用してもらうことが必要です。
新しいことは常に拒否されるもの。本当に効率が良いことを実感してもらうしかない。この壁をどう乗り越えるのかが鍵でした」と語る。
そこで取り組んだのが、記録表を作成して張り出すことでした。
どの帳票にxoBlosが使われ、どれだけ作業時間が短縮できたのか、一つ一つの成果を「Befor」「After」の形で見せたのです。
効果は一目瞭然。数分かかっていた仕事が数秒で済んでいました。

xoBlos専任チームを育て社内での開発体制を構築

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プログラミングの経験もない私たちでしたが、今では見事に”xoBlos開発者”として成長しました。
『卒業証書』を手渡された私たちは、xoBlosを社内に広げる”伝道師”として各チームに配置となりました。
xoBlos伝道師チームはその後も毎月定期的にミーティングを開き、問題点や改善点を議論を重ねています。
現在では数百という帳票をメンテ、作成し月末処理に日々備えています。

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